Jika Anda adalah pemilik toko atau usaha dagang yang ingin usahanya terus berkembang tetapi juga ingin hidup lebih bebas, lebih santai dan lebih banyak waktu luang atau Anda adalah seorang yang dalam proses membuka sebuah toko atau usaha dagang baru tetapi sejak awal Anda tidak ingin terus menerus mengurus operasional harian dari toko atau usaha dagang Anda, entah apakah Anda dalam proses membuka sebuah toko baru ataupun sudah memiliki atau mengurus toko atau usaha dagang Anda selama bertahun-tahun,
informasi yang akan Anda baca ini sangat penting dan bermanfaat bagi Anda. Informasi ini dapat merubah hidup Anda.
Jadi baca baik-baik apa yang akan saya jelaskan dalam buku ini.
Anggap saja kita telah mengurus dan memiliki toko lebih dari 12 tahun. Kita kenal dengan banyak pemilik toko dan usaha dagang di berbagai bidang, baik itu grosir, semi grosir maupun eceran. Sebagian besar dari mereka seperti kita juga, di saat awal memulai toko, fokus dan prioritas utamanya adalah keuntungan. Semua pikiran dan energi dikeluarkan untuk memikirkan, mengurus dan membuat toko kita menguntungkan dan mendatangkan penghasilan yang besar.
Kita siap membuka toko kita dari pagi, menjaganya hingga waktunya tutup. Bahkan kita siap bekerja ekstra untuk persiapan, cek stok barang dan rekap nota-nota sebelum toko buka dan setelah toko kita tutup. Rata-rata pemilik toko yang saya kenal, bekerja 10-12 jam per harinya. Hari Sabtu dan Minggu tetap buka. Mereka merasa jika toko tutup, ada keuntungan yang hilang, wah sayang, jadi daripada tutup lebih baik buka. Jadi hari liburpun tetap buka toko sehingga jarang sekali pemilik toko mempunyai waktu untuk santai-santai atau liburan. Kita sebagai pemilik toko adalah pekerja keras, tidak ada yang meragukan hal itu.
Kerja keras membuat toko kita mulai mendatangkan keuntungan yang lumayan, kita jadi senang, merasa apa yang dikerjakan tidak sia-sia. Kita bangga melihat toko kita mulai menjadi sumber penghasilan yang bagus untuk penghidupan keluarga kita, mampu membiayai pendidikan terbaik untuk anak kita dan bahkan membiayai liburan ke luar negeri bersama keluarga.
Satu tahun lewat, dua tahun lewat, lima tahun lewat. Rutinitas menjaga toko seringkali membuat perasaan senang tersebut mulai hilang. Oh jangan salah tangkap maksud saya, kita tetap senang menerima uang, tetapi mengurus dan menjaga toko setiap harinya lebih menimbulkan perasaan bosan dan jenuh daripada perasaan senang.
Tetapi mau bagaimana lagi pikir Anda, siapa yang akan menjaga toko Anda jika bukan Anda sendiri? Toko atau usaha ini telah memberikan penghidupan untuk keluarga Anda. Jadi ini bukan pilihan tetapi keharusan. Anda jadi merasa terbebani, tidak bisa bebas dan terikat dengan toko Anda. Anda ingin memulai usaha lain juga, tapi tidak ada waktu untuk itu. Waktu Anda tersita untuk menjaga toko Anda.
Kombinasi dari perasaan jenuh, tidak ada waktu dan perasaan terikat ini seringkali membuat frustasi, khawatir dan takut untuk melakukan perubahan. Kalau Anda telah mempunyai toko atau usaha dagang beberapa tahun, apakah Anda mengalami hal yang saya ceritakan diatas? mayoritas pemilik toko dan usaha dagang yang saya kenal mengalami hal yang sama. Jika Anda adalah orang yang baru mau membuat sebuah toko atau usaha dagang, pasti Anda tidak ingin mengalami hal seperti yang saya ceritakan diatas.
Jadi apakah ada solusi atau jalan keluarnya? Itulah yang ingin di jelaskan disini, menjelaskan sebuah solusi dan jalan keluar terhadap permasalahan Anda. Solusi yang akan di berikan tidak saja akan membantu usaha Anda semakin berkembang tetapi juga membuat Anda hanya perlu mengurus toko atau usaha Anda kurang dari 2 jam per harinya.
Apa solusi atau jalan keluar yang perlu dilakukan? Jawabnya adalah melakukan Otomatisasi Toko atau Usaha Dagang Anda sesegera mungkin.
Apa itu Otomatisasi Toko atau Usaha Dagang?
Kita jelaskan secara sekilas dulu mengenai apa yang dimaksud dengan melakukan otomatisasi toko atau usaha dagang. Melakukan otomatisasi pada toko atau usaha dagang pada prinsipnya melibatkan hal-hal berikut ini:
- Menggunakan software atau program komputer untuk pencatatan seluruh transaksi dan administrasi di toko atau usaha dagang Anda.
- Membuat sistem kerja yang standar atau baku untuk hal-hal yang dilakukan di toko atau usaha dagang seperti proses penjualan, cetak nota, pembelian barang, merubah daftar harga, pencatatan stok barang, penerimaan uang dan lain-lain. Semua proses ini tentu dilakukan dengan bantuan software atau program komputer.
- Melatih karyawan untuk mengikuti sistem kerja yang dibuat, termasuk melatih penggunaan software atau program komputer yang digunakan.
Jangan bingung jika Anda sekarang belum mengerti apa yang dimaksud dari setiap point yang di jelaskan diatas. Akan dijelaskan lebih detil di belakang. Jadi sebenarnya cuma 3 langkah itu saja sebenarnya yang dilakukan dalam melakukan otomatisasi sebuah toko atau usaha dagang Anda.
Saat seluruh karyawan bekerja sesuai dengan sistem kerja yang dibuat dan seluruh transaksi dan administrasi dicatat di program komputer maka relatif toko atau usaha dagang Anda dapat berjalan secara otomatis tanpa perlu keterlibatan dari sisi Anda sebagai pemilik usaha. Ini seperti sebuah mesin yang berjalan otomatis. Sebuah mesin tidak perlu ditungguin untuk dapat menghasilkan, semua sudah otomatis, tinggal dimonitor sekali-kali.
Nah Anda sebagai pemilik toko atau usaha yang telah melakukan otomatisasi, tinggal memonitor berjalannya usaha Anda dari laporan-laporan yang dihasilkan software atau program komputer. Cek stok barang sekali-kali dilakukan untuk memastikan kesamaan jumlah stok secara fisik dengan laporan dari program komputer.
Proses monitoring ini bisa Anda lakukan setiap akhir hari, bisa juga setiap akhir minggu, bahkan pemilik usaha bisa hanya memonitor satu kali saja setiap akhir bulan.
Setelah tahu apa itu otomatisasi toko, Anda sekarang perlu tahu tujuan dari melakukan otomatisasi ini, karena tanpa mengetahui hasil atau tujuan dari otomatisasi ini, Anda tidak akan memiliki motivasi atau semangat untuk melakukan prosesnya.
Tujuan Melakukan Otomatisasi Toko atau Usaha Dagang
Anda saat ini mungkin masih meragukan dan bertanya-tanya dalam pikiran Anda, apakah mungkin membuat usaha semakin berkembang walaupun hanya mengurus toko atau usaha 1-2 jam per hari atau bahkan hanya datang untuk monitor toko atau usahanya seminggu atau bahkan sebulan sekali?
Saya bisa dengan yakin menjawab
SANGAT BISA! Mengapa saya bisa begitu yakin? Karena telah ada ratusan pemilik toko di berbagai bidang yang melakukan otomatisasi toko dan usahanya dan terbukti telah berhasil sehingga mereka rata-rata hanya perlu waktu 1 jam per hari untuk mengurus tokonya.
Saya ingin berterus-terang disini bahwa memang tidak semua pemilik toko berhasil melakukan otomatisasi usahanya. Dari pengalaman saya dalam membantu banyak pemilik usaha, saya bisa menyimpulkan salah satu sebab utama mengapa otomatisasi toko atau usaha dapat dengan sukses dilakukan adalah karena pemiliknya 100% mendukung pelaksanaan proses otomatisasi ini dilakukan.
Dan sebabnya kenapa mereka yang 100% mendukung pelaksanaan otomatisasi toko atau usahanya adalah karena mereka tahu persis tujuan melakukan otomatisasi ini. Mereka ingin operasional tokonya tidak bergantung pada kehadiran mereka.
Mereka ingin tokonya bisa berjalan dengan baik dan mendatangkan keuntungan bagi mereka tanpa mereka perlu menjaganya sendiri.
Jika toko atau usaha dagang bisa berjalan tanpa perlu kehadiran pemilik toko, otomatis mereka jadi lebih punya banyak waktu luang, lebih bebas dan tidak terikat dengan tokonya. Terus apa yang dilakukan dengan waktu luang yang ada?
Umumnya mereka menggunakan waktu luang yang ada untuk mengembangkan usaha yang berbeda atau membuka toko baru di tempat lain. Tetapi ada juga pemilik toko yang memilih lebih menikmati hidup dengan bermain golf, lebih sering jalan-jalan keluar kota atau luar negeri, melakukan kegiatan sosial lebih banyak atau lebih sering melakukan acara kumpul-kumpul dengan teman dan keluarga.
Nah sekarang pertanyaan saya untuk Anda adalah
apa yang ingin Anda lakukan dengan waktu luang Anda jika toko atau usaha Anda saat ini dapat terus memberikan penghasilan dan keuntungan yang semakin meningkat walaupun Anda hanya mengurusnya kurang dari 2 jam per hari?
Coba Anda pikirkan jawaban dari pertanyaan tersebut. Apa yang akan Anda lakukan di waktu luang yang akan Anda miliki? Membuka usaha baru? Melakukan hobi Anda? Kumpul dengan keluarga dan teman-teman? Lebih sering jalan-jalan? Jawabannya terserah Anda.
Kendala Utama Melakukan Otomatisasi Toko atau Usaha Dagang
Setelah Anda mengerti apa tujuan dan hasil dari melakukan otomatisasi di toko atau usaha dagang, pertanyaan saya ke Anda adalah
seberapa besar keinginan Anda untuk melakukan proses otomatisasi ini di toko atau usaha Anda?
Pertanyaan itu penting untuk Anda jawab terlebih dahulu. Melakukan otomatisasi adalah suatu proses yang relatif sederhana dan mudah.
Yang sulit adalah merubah kebiasaan terhadap sesuatu yang sudah dilakukan bertahun-tahun.
Melakukan otomatisasi akan membuat toko Anda dapat berjalan seperti biasa tanpa perlu dijaga oleh Anda sendiri selaku pemilik toko. Hal ini tentu membutuhkan suatu perubahan cara kerja baik dari sisi Anda selaku pemilik maupun dari sisi karyawan. Hal inilah yang menjadi kesulitan dan kendala utama karena pada umumnya orang sulit untuk berubah, apalagi terhadap sesuatu yang sudah dilakukan selama bertahun-tahun.
Tanpa memiliki keinginan dan komitmen yang besar untuk melakukan otomatisasi dan siap melakukan perubahan yang diperlukan, akan sulit untuk melakukan otomatisasi toko Anda dengan berhasil.
Jika Anda tidak siap menerima dan melakukan perubahan yang diperlukan, saya malah sarankan Anda jangan membeli software atau program komputer yang ditawarkan. Mengapa? Sia-sia saja, lebih baik simpan uang Anda untuk keperluan lain. Membeli software komputer untuk toko tidak akan menyelesaikan permasalahan Anda sebelum Anda dan karyawan Anda siap untuk berubah.
Sebaliknya, jika Anda memiliki keinginan dan komitmen yang besar untuk melakukan otomatisasi dan siap melakukan perubahan cara kerja agar toko Anda nantinya dapat beroperasi sendiri tanpa banyak keterlibatan dari Anda sebagai pemilik toko, maka proses otomatisasi akan sangat mudah dilakukan. Malah saya yakin proses otomatisasi toko atau usaha dagang Anda bisa selesai keseluruhan dalam waktu kurang dari 60 hari.
3 Kejadian Yang Paling Tidak Diinginkan dan Menjadi Kekhawatiran Semua Pemilik Toko atau Usaha Dagang
Sebenarnya cuma ada tiga kejadian yang paling dikhawatirkan dan paling tidak diinginkan oleh semua pemilik toko atau usaha dagang. Kekhawatiran ini akhirnya membuat mereka merasa harus menjaga tokonya sendiri.
Coba Anda pikir dan renungkan, apa yang paling Anda khawatirkan sebagai seorang pemilik toko atau usaha dagang? Anda akan menemukan bahwa hal yang paling tidak Anda inginkan dan menjadi kekhawatiran Anda adalah mengalami kerugian karena tiga kejadian berikut ini:
- Barang hilang karena diambil karyawan.
- Uang hasil penjualan barang hilang diambil karyawan.
- Ada kesalahan saat proses penjualan barang yang berakibat kerugian, baik itu salah harga, salah jumlah barang, salah kalkulasi dan lain-lain.
Kekhawatiran mengalami kerugian karena tiga hal diataslah yang umumnya membuat mayoritas pemilik toko atau usaha dagang memutuskan untuk menjaga tokonya sendiri.
Proses otomatisasi toko atau usaha dagang pada intinya memiliki tujuan untuk menghilangkan atau sangat meminimalkan resiko terjadinya tiga kejadian diatas dan tujuan tersebut bisa dicapai tanpa perlu kehadiran pemilik toko. Itu sebabnya mengapa toko atau usaha dagang yang berhasil di bantu untuk melakukan otomatisasi, pemilik toko atau usahanya relatif jarang ada di toko karena kekhawatiran utama mereka yaitu 3 hal diatas sudah berhasil diatasi dengan baik.
Apakah Anda pernah mengalami hal-hal sebagai berikut:
- Anda tidak bisa meninggalkan toko karena kuatir akan barang hilang diambil oleh karyawan atau juga uang hasil dari penjualan barang diambil oleh karyawan.
- Nota penjualan yang dibuat baik oleh karyawan maupun oleh Anda sendiri salah jumlahnya. Baik antara hasil kali Quantiti dan Harga satuan maupun Total dari Jumlah hasil kali tersebut.
- Anda salah memberikan harga jual kepada customer.
- Anda tidak tau jumlah stok barang Anda sekarang ada berapa banyak dan berapa nilainya.
- Anda tidak tau berapa jumlah piutang per customer dan total piutang yang Anda berikan pada semua customer.
- Anda tidak tau pasti berapa keuntungan/laba yang Anda peroleh setiap bulan dan setiap tahun.
- Anda memiliki banyak karyawan yang mengerjakan pekerjaan administrasi dengan penulisan yang berulang-ulang seperti: buat surat jalan, kartu stok, kartu utang dan piutang, dsb.
- Nota yang sudah selesai dibuat masih harus di revisi dan di coret-coret lagi karena barang yang sudah dimasukkan di nota ternyata tidak ada/stok nya kurang.
Mengapa saya bisa mengerti akan masalah-masalah tersebut diatas? Hal ini dikarenakan saya memiliki pengalaman yang sama pada saat saya membantu banyak pemilik toko. Pada saat itu saya kasihan sekali karena pada saat ramai semua customer datangnya bersamaan, semua pekerjaan dilakukan dengan terburu-buru termasuk dalam pembuatan notanya.
Sering kali terjadi kesalahan hitung dan kesalahan harga barang yang mengakibatkan kerugian bahkan sering kali kerugian tersebut lebih besar dari laba/keuntungan yang diperoleh dari hasil penjualan tersebut. Mengapa ini bisa terjadi? Karena semuanya dilakukan secara manual sehingga memerlukan waktu yang banyak dan jumlah orang yang banyak juga, sehingga pada saat rame dengan waktu yang tersedia dan orang yang tersedia tidak mencukupi.
Contohnya rutinitas operasional toko atau usaha dagang:
- Pertama-tama yang kita lakukan dalam membuat nota adalah memasukkan daftar barang yang di pesan oleh customer.
- Setelah itu kita akan mengisikan harga jual barang tersebut dan biasanya yang mengetahui harga jual tergantung pada satu orang dan daftar harga manual, sehingga untuk mengisi harga tersebut memerlukan waktu yang lama untuk mencari-cari terlebih dahulu.
- Kemudian masih harus dilanjutkan lagi dengan proses mengisi kolom jumlah pada nota dengan hasil kali antara Quantiti dan Harga Satuan yang diisikan tadi dengan kalkulator.
- Setelah itu proses dilanjutkan lagi dengan Total semua Jumlah Hasil Kali tersebut dengan kalkulator lagi.
- Setelah ini baru lah kita siap untuk menerima pembayaran dari customer atas nota tersebut dan biasanya proses dilanjutkan lagi dengan pengiriman barang.
- Untuk pengiriman barang kita masih harus menuliskan lagi Surat Jalan nya. Kita tulis secara manual, jika item barang nya banyak tentu sangat memakan waktu.
- Setelah proses yang sedemikian panjangnya kita masih pun masih bisa mendapatkan beberapa tambahan pekerjaan lagi untuk penyelesaian nota tersebut, misalnya saja barang yang sudah di notakan ternyata tidak ada stok nya/kurang. Tentu nya masih harus ada revisi/coret-coret nota, pengembalian uang/penggantian barang dsb, yang tentunya semua ini sangat merepotkan dan menghabiskan banyak waktu.
Itulah mekanisme yang di lakukan setiap hari untuk melayani customer. Jadi pada saat itu Anda sudah tidak ada waktu lagi untuk membuat kartu stok barang, kartu utang & piutang apalagi menghitung laba/rugi dari usaha toko tersebut. Jika mau memaksakan diri untuk pembuatan kartu stok barang, kartu utang & piutang dan lain sebagainya sampai pada laporan keuangannya, bayangkan saja berapa banyak karyawan lagi yang harus dibayar untuk melakukan pekerjaan yang sama sekali sudah tidak ada mendatangkan profit tambahan dari pekerjaan tersebut. Bukan kah itu cuma menambah biaya pengeluaran saja?
Alasan utama kenapa harus komputerisasi :
1. Kecepatan dalam proses pembuatan nota penjualan karena:
- Dengan menggunakan bantuan komputer Anda hanya perlu mengetikkan 4 karakter atau lebih untuk mewakili nama barang yang panjangnya sekitar 20 - 40 karakter.
- Tidak ada proses perhitungan menggunakan kalkulator untuk menghitung Quantity x Harga Satuan, kemudian Total dari semua Jumlah hasil kali tadi.
- Hasil perhitungan Jumlah (Quantity x Harga Satuan) dan Total akurat 100%.
- Harga jual yang otomatis sudah ada di daftar barang serta harga-harga history dari penjualan yang lalu kepada customer akan ditampilkan langsung tanpa harus membuka buku-buku catatan manual kita.
2. Menghilangkan kemungkinan rugi akibat salah hitung dalam nota karena proses perhitungan yang manual dengan kalkulator sudah otomatis dilakukan oleh komputer. Saya yakin Anda semua pasti pernah merasakan kerugian akibat dari kesalahan hitung nota.
3. Mengurangi jumlah SDM (Tenaga Kerja) yang Anda gaji hanya untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan seperti:
- Buat Kartu Stok Barang
- Buat Kartu Utang & Piutang
- Buat Laporan Keuangan/Accounting.
Dalam hal ini anggap saja gaji standart UMR adalah Rp 850.000/Bln, Anda memerlukan minimum 1 orang untuk dapat melakukan pekerjaan buat kartu stok barang dan kartu utang/piutang, jika transaksi Anda cukup banyak Anda pasti memerlukan lebih dari 1 orang katakanlah 2-3 orang untuk pekerjaan tersebut. Berapa biaya yang Anda keluarkan selama 1 tahun? Jika 1 orang dengan gaji standart UMR saja Anda sudah menghabiskan Rp 10.200.000 setiap tahun, bagaimana dengan 2-3 orang?
Kemudian untuk pekerjaan pembuatan laporan keuangan sampai pada general ledger, rugi laba dan neraca Anda memerlukan minimum 1 orang Accountant juga. Anggap saja rata-rata gaji seorang Accountant Rp 2 Jt/Bln, berapa biaya yang Anda keluarkan selama 1 Tahun? 2,3, Dst ...? Padahal pekerjaan tersebut sudah bisa dilakukan secara otomatis oleh komputer
4. Posisi stok barang yang aktual antara komputer dan stok fisik pada saat itu, sehingga Anda dapat melakukan inspeksi cek stok barang-barang tertentu (yang harga mahal atau fast moving) pada saat itu antara komputer dan fisik apakah sama atau tidak. Jika tidak sama Anda masih dapat menelusurinya dari kartu stok barang yang otomatis sudah dibuat oleh komputer, sampai pada akhirnya Anda dapat mengambil kesimpulan apakah barang tersebut hilang atau tidak.
Jika ternyata barang tersebut hilang, berarti Anda dapat antisipasi pada pengawasan atau pun meminta pertanggung jawaban pada karyawan yang bertanggung jawab pada bidang tersebut. Dengan sistem kerja yang demikian tentunya Anda dapat mendelegasikan pekerjaan pada karyawan dengan tanggung jawab pada bidangnya masing-masing sehingga Anda dapat memiliki waktu lebih untuk kegiatan yang lain seperti pengembangan bisnis, hobi, istirahat dan lain-lain.
Pertanyaan yang paling sering ditanyakan pada umumnya adalah “apakah toko kami bisa komputerisasi?” Dengan berbagai macam alasan, mulai dari toko kami rame sekali hampir gak ada waktu luang, stok barang tidak tau dan tidak ada waktu untuk bisa hitung stok, item barang banyak sekali bisa mencapai 5.000 item lebih atau bahkan 10.000 dsb.
Jawaban atas pertanyaan ini hanya satu yaitu apakah Anda mau komputerisasi? Ya tentu saja mau, tapi yang saya maksud disini adalah bukan hanya jawaban mau saja, tapi apakah benar-benar mau karena ada perbedaan yang sangat besar antara mau dan benar-benar mau.
Mengapa saya begitu detail mengenai hal ini terlebih dahulu sebelum masuk kepada bagaimana langkah-langkah untuk komputerisasi?
Karena dengan komputerisasi akan terjadi perubahan yang cukup banyak di toko Anda, bayangkan saja yang dulunya manual kemudian tiba-tiba semua proses dilakukan melalui komputer. Tentunya setiap perubahan pasti berat karena ada saja halangan-halangan dalam proses tersebut yang mudah sekali bagi seseorang untuk membatalkan niatnya untuk komputerisasi dan kembali lagi ke proses manual sebelum komputerisasi tersebut berhasil.
Jadi faktor utama yang menentukan keberhasilan komputerisasi toko Anda bergantung 100% pada keputusan dan komitmen Anda terlebih dahulu dan faktor kedua adalah bergantung pada software yang digunakan. Faktor kedua Ini akan di bahas pada bagian berikutnya.
Kita akan memberikan bayangan hasil dan manfaat dari komputerisasi. Pertama-tama yang akan Anda dapatkan yaitu meningkatnya efisiensi kerja. Contohnya adalah dengan kegiatan/omset yang sama tingkat kesibukan Anda dengan komputerisasi akan turun menjadi 50% saja bahkan lebih, dengan kata lain jika masih ada order/pelanggan yang masuk omset Anda memiliki potensi naik 100% dengan sumber daya manusia/karyawan yang tetap. Mengapa bisa demikian?
Karena waktu yang diperlukan untuk membuat nota/invoice dengan manual berbeda sekali kecepatannya. Coba Anda bayangkan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk proses sederhana saja yaitu buat nota. Setiap nota yang selesai di proses manual pasti akan ditotal/dihitung pada bagian kolom jumlah dengan hasil kali antara banyak barang dan harga satuan, kemudian harus menjumlahkan total semua nota.
Jika nota tersebut dibuat oleh komputer, nota tersebut selesai pada saat semua harga satuan dan banyak barang sudah sesuai dengan pesanan/order. Tidak diperlukan waktu 1 detik pun untuk proses menghitung jumlah dan total lagi dengan hasil perhitungan 100% benar padahal di manual belum tentu 100% benar sehingga harus diulang-ulang beberapa kali perhitungannya. Demikian juga untuk pembuatan surat jalan, dimanual Anda harus menulis kembali, sedangkan setelah komputerisasi surat jalan sudah siap dicetak hanya dalam hitungan detik setelah nota dicetak.
Untuk toko-toko tertentu yang sudah rapi, setelah nota selesai masih harus menghitung stok dan memasukkannya ke kartu stok secara manual, kartu utang dan piutang serta proses pembukuannya/akuntansi setelah setiap transaksi.
Dengan software yang tepat/cocok untuk usaha Anda, semua proses yang panjang itu mulai dari kartu stok, kartu utang/piutang, pembukuan ke kas, bank, cek/bg serta rekening-rekening lainnya yang digunakan di toko Anda akan selesai secara otomatis dalam waktu kurang dari 1 detik setelah Anda membuat nota penjualan. Luar biasa bukan?
Manfaat lain yang akan Anda dapatkan adalah Anda akan memiliki waktu luang yang lebih banyak karena semua kegiatan selesai lebih cepat dari waktu biasanya saat manual. Tentunya waktu tersebut dapat Anda gunakan untuk kegiatan lain yang Anda sukai baik untuk hobby, istirahat maupun perluasan usaha/buka cabang dsb. Anda bisa bepergian/meninggalkan toko Anda tanpa harus dibebani oleh pikiran takut barang hilang dsb. Mengapa?
Karena stok barang Anda sudah dimonitor/dihitung oleh komputer secara detail, jadi sewaktu-waktu kapan saja Anda dapat melakukan inspeksi untuk memastikan apakah karyawan Anda yang diserahkan tanggung jawab terhadap stok barang sudah bekerja sebagaimana mestinya ataukah ada terjadi penyelewengan.
Setelah Anda mengetahui manfaatnya, yang jadi pertanyaan apakah Anda benar-benar mau untuk komputerisasi dan sudah siap melakukan perubahan? Jika jawaban Anda adalah 'Ya Benar-benar Mau' berarti Anda sudah benar-benar siap ke langkah berikutnya yaitu mencari software/program yang tepat/cocok untuk karakteristik toko Anda. Jika jawaban Anda masih mau coba-coba atau ragu, lebih baik Anda menunda terlebih dahulu niat Anda daripada Anda akan mengeluarkan investasi waktu dan biaya dengan sia-sia.
Jadi kembali lagi ke Anda, seberapa siap dan sungguh-sungguh niat Anda? Anda dapat menunda proses komputerisasi sampai kapan pun Anda siap, tapi suatu saat nanti Anda pasti akan melakukan komputerisasi, hanya masalah waktu. Jadi kembali lagi kepada Anda apakah mau SEKARANG?
Berikutnya kita akan membahas untuk beberapa kasus komputerisasi yang gagal padahal Anda sudah serius sekali bahkan sudah 1.000% komitmen mau dan pasti, tapi masih gagal.
Mengapa ini bisa terjadi? Karena faktor kedua yang sangat penting juga selain pada kemauan Anda untuk komputerisasi adalah menemukan software yang cocok untuk karakteristik usaha Anda.
Banyak juga orang yang sudah benar-benar mau ini akhirnya frustasi dan mengambil kesimpulan bahwa toko nya tidak bisa dikomputerisasi. Semua bayangan dan keinginan pola kerja yang efisien sudah hilang dan lenyap.
Bahkan ada juga yang sudah sempat berganti-ganti software bahkan ada yang sampai telah mempekerjakan programmer secara khusus supaya pasti berhasil. Tapi tetap saja tidak berhasil. Jika dihitung-hitung berapa waktu yang sudah dihabiskan hanya untuk mencari software yang cocok untuk karakteristik usaha Anda? Belum lagi dari segi investasi yang kadang sudah menghabiskan puluhan hingga ratusan juta rupiah dengan sia-sia.
Salah satu cara untuk mencari software yang cocok/tepat untuk karakteristik usaha Anda adalah dengan mencoba software tersebut digunakan terlebih dahulu pada usaha/toko Anda secara riil dengan data dan aktivitas sebenarnya, bukan simulasi saja. Apakah tercapai apa yang diinginkan? Apakah waktu pembuatan nota menjadi lebih cepat? Apakah semua hasil laporan kartu stok barang, kartu utang dan piutang, laporan transaksi baik penjualan maupun pembelian dan profit margin sudah sesuai? Apakah laporan keuangannya sudah benar dan akurat? Jika sudah cocok semua dan sesuai serta Anda sudah berhasil menikmati manfaatnya barulah Anda mempertimbangkan untuk membelinya.
Yang jadi pertanyaan adalah apakah ada software yang kita bisa mencoba nya terlebih dahulu sebelum membelinya? Kemudian jika sudah dicoba pakai selama beberapa bulan dan ternyata cocok? Jadi itulah solusi yang paling menguntungkan buat Anda. Jangan pernah mencoba membeli software yang Anda belum tau juga apa manfaat dari software tersebut seperti membeli kucing dalam karung..., terlalu banyak resiko investasi waktu dan biaya yang sia-sia.
Selanjutnya saya akan membahas bagaimana cara praktis untuk komputerisasi. Kesalahan yang paling banyak terjadi adalah suatu keinginan untuk perfectionist/sempurna bahkan mulai dari awal komputerisasi.
Contohnya : Sering kali pemilik toko mengatakan, 'wah, gimana caranya kalau tidak tutup toko 3-4 hari karena stok yang mau dihitung dan dimasukkan ke komputer banyak sekali. Kalo tidak tutup toko kan setiap hari ada penjualan stok nya kan berubah terus, kapan bisa dapat terkejar? Nanti stok komputer gak pernah bisa akurat....'
Itu cuma salah satu pernyataan yang paling sering saya dengar. Jadi ceritanya bayangan kerja yang ada pada pemilik toko tersebut adalah, setelah data di komputer 100% sama dengan sesungguhnya barulah mereka mau buat dan cetak nota dari komputer.
Apakah ini benar? Ya, benar jika memungkinkan. Dalam artian stok barang Anda sudah sangat rapi dan item barang Anda relatif sedikit.
Tapi untuk toko yang sudah berjalan tidak begitu rapi dan belum ada catatan kartu stok dan jumlah item barang yang relatif banyak tentunya kondisi memasukkan data yang 100% benar ke komputer tidak akan pernah terjadi meskipun dilakukan selama berpuluh-puluh tahun hasilnya akan sama seperti seekor keledai yang mengejar wortel yang diikat di depan kepalanya, tidak pernah kecapaian karena semua parameter stok barang, utang dan piutang serta keuangan (kas, cek/bg, dan bank) selalu dinamik dan bergerak setiap hari bahkan hampir setiap jam jika toko tersebut sangat padat aktifitas transaksinya. Lalu bagaimana untuk mengatasi hal tersebut?
Jawabannya adalah Anda harus benar-benar mengerti langkah-langkah apa yang diperlukan untuk mendapatkan hasil yang sempurna 100% harus dimulai terlebih dahulu sebagai suatu kebiasaan, bukan akurasi dulu yang dijadikan target melainkan hanya kebiasaan terlebih dahulu. Akurasi data hanyalah akibat/hasil yang akan didapatkan setelah semua kebiasaan kerja yang terkomputerisasi sudah mahir dilakukan. Akurasi akan Anda dapatkan secara bertahap tergantung pada kecepatan Anda masing-masing. Normalnya akurasi akan Anda dapatkan mulai dari 10%, 20%, 30%, dst sampai 100% dalam rentang waktu yang Anda tentukan sendiri.